Une Stratégie Technologique efficace pour booster la productivité en télétravail
Le télétravail est devenu une norme pour de nombreuses entreprises, rendant les stratégies technologiques adaptées à cette pratique plus cruciales que jamais.
Dans ce contexte, il est essentiel d'adopter des outils efficaces pour assurer la réussite, l'engagement et le moral de votre équipe en télétravail. Explorons les défis du travail à distance, comment la technologie peut aider votre équipe à les surmonter, ainsi que des conseils pour choisir et ajuster la stratégie technologique la plus adaptée.
Alors, si, comme de nombreuses entreprises de nos jours, votre équipe en place est partiellement à distance ou totalement en télétravail, il est impératif de faire tout votre possible pour soutenir leurs efforts hors site. Cela signifie fournir la meilleure solution disponible afin qu’ils puissent atteindre un rendement et une productivité maximum.
Par exemple, des outils tels que le chat de groupe et les logiciels de gestion « aident à responsabiliser les membres de l'équipe et à garantir le respect des délais », explique Phil Spensieri, facilitateur TAB, ajoutant : "La productivité se résume souvent aux outils que vous donnez à vos employés".
L'importance croissante du télétravail
Depuis quelques années, le télétravail a connu une expansion rapide dans divers secteurs. Cette transition s'est accélérée suite à la pandémie mondiale, avec un grand nombre d'entreprises adoptant le travail à distance comme modèle principal. Des études montrent que près de 60% des salariés ont été en télétravail au moins un jour par semaine durant l'année dernière. Pourtant, le passage au télétravail d'une équipe n'est pas sans difficultés pour une entreprise.
Les défis du télétravail pour un télétravailleur
Certains obstacles surgissent parfois lorsqu’une équipe se trouve en télétravail. Les principaux défis informatiques incluent le maintien de la sécurité et de la mise à jour des outils de travail en place, ainsi que la facilité ou la difficulté de résoudre les problèmes informatiques hors site qui surviennent de temps à autre. Mais s’engager pleinement dans le support technologique est essentiel pour générer une plus grande productivité dans un environnement hors site.
Voici quelques conseils pour offrir le bon support technique à votre équipe travaillant à distance :
- La communication : Le maintien d'une communication claire et régulière entre les membres de l'équipe devient complexe lorsque chacun travaille depuis son propre environnement, à distance.
- La collaboration : Travailler ensemble sur des projets ou partager des idées peut être difficile lorsqu'une équipe ne se trouve pas physiquement dans le même espace.
- La motivation et l'implication : Garder les collaborateurs engagés et impliqués dans leur travail peut s'avérer compliqué en télétravail.
- La gestion de projet : Suivre l'avancement des projets et coordonner les efforts des membres de l'équipe à distance demande une organisation rigoureuse.
La technologie comme solution : Fournissez les outils de travail les mieux adaptés à votre équipe
La technologie peut jouer un rôle crucial pour aider les équipes en télétravail à surmonter ces défis. Des outils et solutions adaptés permettent d'améliorer la communication, faciliter la collaboration, soutenir la motivation et assurer une gestion efficace des projets à distance.
Une vaste gamme d’outils est disponible pour aider les équipes à distance. Des applications de messagerie comme Snapchat et WhatsApp aux applications de conférence comme Zoom, Slack et Skype for Business, il n'y a vraiment aucune excuse pour le manque de communication entre le lieu de travail formel d'une entreprise et le cadre plus informel d'un employé travaillant à distance.
Il est plus sûr et plus efficace de fournir à votre équipe du matériel appartenant à l’entreprise (téléphone, tablette, etc.), quel que soit leur environnement de travail. Cette stratégie garantit un meilleur contrôle des appareils mobiles, ainsi qu'un accès invariable pour toutes les personnes impliquées.
Choisir la bonne stratégie technologique pour le télétravail
Pour choisir la stratégie technologique la plus adaptée à votre équipe et à vos besoins, il est important d'évaluer les défis spécifiques auxquels vous êtes confrontés. Vous pouvez ensuite sélectionner les outils et solutions qui répondent le mieux à ces défis tout en s'adaptant à votre culture d'entreprise et aux préférences de vos collaborateurs.
Voici quelques stratégies technologiques pour soutenir votre équipe en télétravail :
Outils de communication synchrone et asynchrone
La communication synchrone (immédiate) et la communication asynchrone (différée) sont toutes deux importantes pour une équipe en télétravail. Les appels vidéo, les tchats vocaux et les messageries instantanées sont des exemples d'outils de communication synchrone, tandis que les courriels, les forums et les partages de fichiers représentent des solutions de communication asynchrone.
Plateformes de gestion de projet et outils collaboratifs
Les plateformes de gestion de projet, telles que Trello, Asana ou Monday.com, facilitent la coordination des tâches, le suivi de l'avancement des projets et la collaboration entre les membres de l'équipe à distance.
Solutions de stockage en ligne
Le stockage en ligne sécurisé (comme Google Drive ou Dropbox) permet aux collaborateurs d'accéder facilement aux documents et ressources nécessaires pour leur travail, quelle que soit leur localisation.
Logiciels de collaboration
Les logiciels de collaboration, tels que Microsoft Teams ou Slack, offrent un espace centralisé pour la communication, le partage de fichiers et l'intégration d'autres outils utiles à votre équipe (calendriers, sondages, gestion des tâches, etc.).
Disposez d’une équipe d’assistance informatique dédiée à votre équipe
Pour les employés travaillant à distance, des problèmes techniques peuvent survenir à toute heure du jour ou de la nuit. C'est pourquoi disposer d'une équipe d'assistance informatique dédiée, disponible 24h/24 et 7j/7, est crucial pour une productivité continue.
De nombreux problèmes techniques « plus simples » peuvent être résolus par des individus s’ils possèdent les connaissances nécessaires pour résoudre ces problèmes par eux-mêmes. Bien entendu, des problèmes plus épineux peuvent encore surgir.
« Les employés qui ne sont pas habitués à travailler à distance peuvent rencontrer plus de problèmes informatiques à la maison qu'au bureau », note Helixstorm. La planification de sessions de travail à distance et/ou la surveillance en temps réel sont des solutions efficaces, donc permettre à « votre manager informatique de « prendre en charge » un appareil distant pour diagnostiquer et résoudre un problème peut représenter un gain de temps considérable.
Donnez toujours la priorité à la sécurité.
Avec une équipe travaillant à distance en place, il est crucial que toutes les personnes impliquées comprennent l’importance des protocoles de sécurité de votre entreprise. Les employés sur site et hors site doivent être formés à l'utilisation de mots de passe forts, à la protection contre les virus et les logiciels malveillants, à l'authentification à deux facteurs et à la manière correcte de sauvegarder régulièrement les données.
De nombreuses entreprises optent pour l’utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN) sécurisé. Avec un VPN, les données sont cryptées, offrant une meilleure protection contre les cyberattaques ou autres entités malveillantes.
Envisagez les options d'externalisation
Si le maintien d’un personnel informatique à temps plein n’est pas économiquement réalisable, vous pouvez toujours externaliser le support technique pour votre équipe distante. « Que votre employé travaille dans votre ville ou à l'autre bout du pays, les employés du support informatique à distance devraient être en mesure de fournir le même niveau de service», note Outsource Workers. Cela permet de « garantir que les urgences informatiques seront traitées même si votre personnel travaille loin de votre bureau physique ».
Proposez une page de guide d’assistance à distance/FAQ
Pensez à créer un guide informatique ou une page FAQ sur votre site Web, conçu pour aider tous les employés ayant des problèmes informatiques. Un guide complet peut inclure « des instructions, des diagrammes et même des liens vers des démonstrations vidéo », suggère TechSpective, ajoutant que cette approche « peut également faire gagner du temps et des efforts à votre entreprise, car les employés disposeront de toutes les instructions nécessaires pour résoudre eux-mêmes les problèmes ».
Enfin, Il est crucial d'évaluer régulièrement l'efficacité de votre stratégie technologique en télétravail. Recueillez des feedbacks auprès des membres de l'équipe et analysez leurs retours pour identifier les points d'amélioration. N'hésitez pas à ajuster votre stratégie en fonction de ces retours et des évolutions technologiques.
Pour conclure, en adoptant une stratégie technologique adaptée, vous contribuerez à la réussite de votre équipe en télétravail tout en surmontant les défis que cette pratique présente. Alors, pourquoi ne pas commencer dès aujourd'hui à explorer les solutions technologiques qui répondent le mieux aux besoins spécifiques de votre organisation ?
