Êtes-vous à la recherche de moyens pour améliorer votre productivité au travail en utilisant la technologie ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons explorer trois hacks(astuces) technologiques qui vous aideront à augmenter votre efficacité et à tirer le meilleur parti de chaque journée. Alors, préparez-vous à dire adieu au stress et à l'épuisement, et dites bonjour à une vie professionnelle plus heureuse et épanouissante.
La technologie : un important levier de productivité.
La technologie joue un rôle crucial dans l'amélioration de la productivité du travail des employés. Voici pourquoi :
Les effets de la technologie sur la productivité
L'utilisation de la technologie permet aux équipes d'accomplir chaque jour leurs tâches plus rapidement et avec moins d'effort. Des outils comme les logiciels de gestion de projet, les applications de messagerie instantanée et les plateformes collaboratives aident les équipes à mieux communiquer, organiser leur travail, enregistrer leurs données et suivre leurs progrès.
Rester à jour avec les dernières technologies
Il est essentiel pour les entreprises et les entrepreneurs de rester informés des dernières avancées technologiques afin d'améliorer continuellement leurs processus de travail et performances. Adopter des solutions numériques innovantes peut vous donner un avantage concurrentiel et faciliter l'atteinte de vos objectifs.
Ironiquement, la technologie nous permet de faire notre travail n'importe où et de devenir plus productifs, mais nous entraîne également dans de nombreuses activités et voies qui nous font perdre du temps. Lorsque nous sommes sur nos appareils, il est facile de se laisser distraire et d'être improductif.
Cependant, la bonne nouvelle est que la plupart de nos appareils - tablettes, smartphones et ordinateurs nous donnent également les outils pour rester sur la bonne voie et améliorer la productivité de notre travail, tant que nous utilisons les outils qui fonctionnent pour nous.
Avec une pléthore d'applications de productivité disponibles, il peut être difficile de trouver la meilleure. Nous avons demandé à trois membres du TAB de faire des suppositions pour vous, et ils ont proposé les outils les plus simples pour améliorer la productivité. Lisez leurs histoires et découvrez comment ils ont découvert des outils facilement disponibles en partageant trois hacks de productivité technologique qui fonctionneront dans la plupart des entreprises.
# 1 Premier hack technologique : les applications numériques de gestion du temps
Les applications de gestion du temps sont conçues pour vous aider dans votre travail, ainsi que vos employés, à mieux organiser votre emploi du temps, prioriser vos tâches et optimiser la productivité de votre entreprise.
Gardez les notes de réunion avec vos clients et employés sur un seul calendrier numérique
Si vous gérez deux calendriers ou plus, vous devez cesser de le faire, même si vous avez un administrateur/secrétaire qui le gère pour vous. Tous les experts en gestion et en organisation conviennent que la consolidation en un seul calendrier vous fera économiser d'innombrables heures par semaine, sans oublier qu'elle vous aidera à éviter les doubles réservations et les erreurs simples.
Ce n'est pas un "hack". Cependant, l'une de mes approches préférées pour augmenter la productivité de mon travail implique mon calendrier Outlook. Bien sûr, vous pouvez utiliser n'importe quel calendrier numérique de votre choix ou encore un des applicatifs disponibles dans la suite Google ou Microsoft.
Pendant des années, j'ai eu du mal à savoir comment et où conserver mes notes d'appels numériques et mes notes de réunion. J'ai essayé des documents Word, numérisé des notes papier, des photos haute résolution, m'envoyant des e-mails, des convertisseurs vocaux et toutes les applications de prise de notes disponibles. Toutes ces méthodes avaient des avantages et des inconvénients, mais la plupart avaient au moins un inconvénient qui les empêchait de fonctionner pour moi. Il n'était pas facile de récupérer rapidement les notes quand j'en avais besoin. Par exemple, M. S. OneNote ne s'intégrait pas bien à mon smartphone et ajoutait des étapes supplémentaires pour copier/coller des liens vers les notes là où j'en avais besoin.
Puis, un jour, j'ai dû sauter d'un zoom immédiatement à un autre et je n'avais rien de prêt pour la prise de notes. J'ai donc ouvert un "rendez-vous" Outlook (pas une réunion) sur mon calendrier pendant l'appel Zoom comme lieu de capture de notes via le clavier. Je me suis dit que je les copierais/collerais après la réunion dans un meilleur endroit. Cependant, j'ai rapidement découvert que je pouvais facilement rechercher les notes dans Outlook en fonction du nom de la réunion, du nom de la personne, de la date de la réunion ou même d'un mot-clé. Après avoir essayé cela pendant plusieurs jours, j'ai réalisé qu'Outlook Appointment me permettait de souligner, de mettre en gras, de faire des puces, de numéroter, de surligner et de formater mes notes comme un document Word. Vous pouvez les copier/coller dans un e-mail ou un document Word. J'étais tombé sur un meilleur système pour mes notes d'appel et de réunion et j'étais heureux d'être tombé sur ce qui a incroyablement bien fonctionné pour moi.
Ayant maintenant fait cela pendant des années, je vous encourage à l'essayer au quotidien si vous êtes un "preneur de notes" comme moi et que vous êtes toujours à la recherche d'un système qui fonctionne pour votre travail.
Un mot d'avertissement : assurez-vous de vérifier les paramètres de votre calendrier pour vous assurer qu'ils ne sont pas configurés pour supprimer automatiquement vos anciens rendez-vous avant que vous n'ayez besoin de vos notes !
Joe Palmer, propriétaire The Alternative Board North Texas
Comment implémenter ce hack
De nombreuses applications de gestion du temps sont disponibles sur le marché. Choisissez-en une qui correspond à vos besoins et préférences, puis prenez le temps de vous familiariser avec ses fonctionnalités. Parmi les options populaires, on trouve Trello, Harvest, Monday, Evernote, Toggl, RescueTime et Timeular.
Les bénéfices attendus
Ces outils vous permettent de suivre le temps passé sur chaque tâche, d'identifier les domaines où vous perdez du temps et de mettre en place des stratégies pour travailler plus efficacement. De plus, ils peuvent vous aider à établir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en vous encourageant à prendre des pauses régulières.
#2 Deuxième hack technologique : Utiliser des applications de messagerie instantanée
Au fil du temps, la messagerie instantanée a pris une place prépondérante dans le monde des entreprises. Les entreprises ont rapidement adopté une plateforme de messagerie pour gagner du temps, améliorer leur communication interne, optimiser leur service client, accroître leur rentabilité surtout depuis que leurs employés travaillent à distance.
Après des années de résistance et parfois même de peur, ces dirigeants réalisent désormais les avantages de la messagerie. L'utilisation d'un outil comme Slack, Microsoft Teams ou Discord - ou même simplement des groupes de messagerie instantanée sur smartphone - peut améliorer considérablement la productivité, que les employés soient au bureau, travaillent à domicile ou soient hybrides.
Les plateformes de messagerie permettent à la fois le chat point à point et le chat de groupe. Les messages permettent une communication en temps réel, courte et efficace entre les employés. Pour les entreprises qui n'ont pas adopté la messagerie instantanée, les avantages sont la rapidité et l'efficacité.
La messagerie est courte et rapide. Personne ne perd de temps ou de mots sur des subtilités ou des formalités. Au lieu de cela, quelqu'un envoie un court message et les autres répondent rapidement. C'est un excellent moyen d'éliminer les obstacles, de favoriser la collaboration et de créer un sentiment d'appartenance à la communauté. Les gens veulent s'entraider et la messagerie est un excellent élément de la combinaison de productivité.
Comment implémenter ce hack
La messagerie instantanée permet aux entreprises de répondre rapidement aux demandes des clients, d'améliorer leur satisfaction et de renforcer leur engagement envers la marque. Des outils tels que Messenger, WhatsApp ou encore iMessage offrent la possibilité d'échanger en temps réel.
Les applications de messagerie instantanée pour entreprises intègrent généralement des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement des messages et des données. Des outils tels que Signal, Wickr ou encore Wire mettent l'accent sur la protection de la vie privée et garantissent une communication sécurisée entre les utilisateurs.
Les bénéfices attendus
Grâce à la messagerie instantanée, les employés peuvent échanger des messages sur leur travail plus rapidement et plus efficacement, ce qui évite les retards liés aux e-mails ou aux appels téléphoniques. De plus, ces outils offrent souvent des fonctionnalités supplémentaires telles que le partage de fichiers, les appels audio et vidéo, ou encore la gestion de projets, facilitant ainsi au quotidien la collaboration au sein de l'équipe.
Par ailleurs, en facilitant la collaboration et l'échange d'idées entre les employés, la messagerie instantanée peut agir comme un catalyseur d'innovation. Les discussions informelles et spontanées qui ont lieu sur ces plateformes peuvent mener à des idées novatrices et stimuler la créativité au sein de votre entreprise.
#3. Troisième hack technologique : Utiliser des documents collaboratifs pour booster la productivité en entreprise
L'ère du numérique a transformé la manière dont les entreprises fonctionnent et communiquent. Les plateformes collaboratives jouent un rôle crucial dans cette transformation en facilitant la communication, la coopération et la gestion des tâches au sein des équipes.
Avant l'avènement des outils technologiques collaboratifs, il fallait créer un document dans Microsoft Word. Vous avez reçu cinq copies de votre document, une de chaque membre de l'équipe. Vous avez ensuite distribué le document à votre équipe pour examen et commentaires. Vous avez ensuite trié leurs modifications et commentaires et les avez repliés manuellement dans le document source. Parfois, les commentaires étaient en conflit les uns avec les autres et vous deviez les trier à nouveau. C'était un travail fastidieux et chronophage.
Si c'est toujours ainsi que vous fonctionnez dans votre entreprise, continuez à lire !
Le monde du travail a considérablement évolué avec l'avènement de l'ère numérique. La digitalisation a permis aux entreprises d'accroître leur productivité, d'améliorer leurs processus internes et d'accélérer leur croissance. Les plateformes collaboratives sont une solution clé pour répondre aux défis posés par ces changements. Elles permettent aux employés de travailler ensemble sur des projets, partager des informations et communiquer efficacement, quel que soit leur emplacement géographique ou leur fuseau horaire. Ces outils sont essentiels pour favoriser une culture de collaboration et d'apprentissage continu au sein de l'entreprise.
Les documents collaboratifs, utilisant des plateformes telles que Google Docs, améliorent considérablement la productivité de votre entreprise. Vous publiez votre document dans un emplacement en ligne sécurisé auquel seuls vous et toute personne que vous autorisez peuvent accéder. Vous décidez si vous accordez un accès en lecture, un accès en écriture ou un accès aux commentaires uniquement.
Les membres de l'équipe avec lesquels vous souhaitez collaborer fournissent leurs commentaires et leurs modifications directement sur le document. Vous pouvez voir qui a fait quelle modification. Vous pouvez décider de conserver ou non leurs modifications. Vous pouvez consulter leurs commentaires et déterminer les modifications à apporter au document en réponse.
Il n'y a pas de documents à envoyer par e-mail. Pas de travail sur des versions différentes. Pas d'ennui à essayer de retrouver qui a fait quelle modification ou lesquelles sont en conflit les unes avec les autres. Les documents en ligne partagés auxquels tous les membres de l'équipe peuvent accéder aident à améliorer la productivité à un niveau que vous contrôlez.
David Scarola, directeur de “l'expérience” chez TAB International
David Scarola, Chief Experience Office at TAB Worldwide
Comment implémenter ce hack
Pour choisir la plateforme collaborative la plus adaptée à votre entreprise, il est essentiel de bien comprendre vos besoins. Identifiez les fonctionnalités clés dont vous avez besoin, en tenant compte de la taille de votre équipe, du type de projets que vous gérez et des exigences spécifiques de votre secteur d'activité.
Il est également important de comparer les différentes plateformes disponibles sur le marché. Évaluez leurs fonctionnalités, leur facilité d'utilisation, leur compatibilité avec vos autres outils et leur coût. N'hésitez pas à consulter les avis d'autres utilisateurs pour obtenir un retour d'expérience concret.
Les bénéfices attendus
Les plateformes collaboratives renforcent la collaboration et la communication au sein des équipes. Elles facilitent le partage d'idées, l'intégration de nouvelles compétences et le développement professionnel continu. Par ailleurs, elles encouragent les employés à travailler ensemble vers un objectif commun, créant ainsi un environnement propice à l'innovation et à la résolution de problèmes complexes.
Grâce aux plateformes collaboratives, les équipes peuvent mieux gérer leur travail et leur temps. Ces outils permettent de créer des plannings clairs, d'assigner des responsabilités et de suivre l'avancement des projets en temps réel. Ils aident également à éviter les doublons et les malentendus, garantissant ainsi une meilleure allocation des ressources et une augmentation de la productivité.
Les plateformes collaboratives sont un véritable atout pour les entreprises modernes. Elles permettent d'améliorer l'efficacité des équipes, favorisent la communication interne et offrent une flexibilité accrue dans le travail. De plus, elles garantissent la sécurité des données et s'adaptent aux besoins spécifiques de chaque organisation. En choisissant la plateforme collaborative la plus adaptée à votre entreprise, vous optimiserez vos processus internes et contribuerez au succès de vos projets.