Parmi les nombreuses choses que la pandémie de COVID-19 a changé dans notre quotidien, le concept des réunions de travail a subi une profonde transformation. Pour de nombreuses entreprises, les réunions qui se déroulent sur Zoom ou d'autres plateformes en ligne sont devenues le choix par défaut. Pour d'autres entreprises, alors qu'elles intègrent progressivement les collaborateurs de retour sur leur lieu de travail, il est de nouveau temps de reprendre les réunions en personne.
Que vous optiez pour la poursuite des réunions virtuelles ou que vous envisagiez de reprendre les réunions dans la salle de conférence, voici des conseils pour vous guider vers des résultats plus productifs :
1. Établissez un calendrier type
Les réunions qui sont organisées sur un coup de tête, ou parce qu'un membre de l'équipe a un sujet inattendu à aborder, ne permettent pas toujours d'atteindre le résultat souhaité. Au contraire, comme le suggère Microsoft Business Insights, "des réunions programmées régulièrement sont vitales pour les petites entreprises." Ces réunions peuvent être programmées comme des événements quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, mais l'important est que chacun sache qu'elles font partie du calendrier." Lorsque cela est clair, "il est plus facile que chacun gère son temps afin d'y assister et d'y participer de manière productive."
2. Mettez en pratique les meilleures pratiques en matière de réunions virtuelles.
L'observation de quelques bonnes pratiques peut contribuer à améliorer l'efficacité de vos réunions virtuelles. Voici les recommandations de deux membres de TAB :
De Daniel Wong, propriétaire de TAB Brisbane, Australie :
Mettez un peu de distance entre vous et la caméra "pour créer un espace 3D". Parlez grâce à votre diaphragme "comme si vous faisiez une présentation afin d'étendre la portée de votre voix".
Et de Jim Morris, propriétaire de TAB Tennessee Valley Region :
Prêtez attention à la personne qui parle, plutôt que de regarder autour de vous ou de parler avec d'autres personnes présentes dans la même pièce que vous.
Donnez à la personne qui parle le temps de terminer ce qu'elle dit.
Mettez votre micro en sourdine lorsque vous ne parlez pas et éliminez les bruits de fond dans la pièce où vous vous trouvez.
Tout se passera bien si vous "faites preuve de la même courtoisie et du même professionnalisme que dans une réunion en direct", ajoute M. Morris.
3. Soyez actif.
Si la réunion est convoquée par le PDG ou le dirigeant de l'entreprise, c'est à lui qu'il incombe de veiller à ce qu'elle ne dérive pas. Que ce soit de leur propre chef ou par l'intermédiaire d'un chef de groupe désigné, il est essentiel qu'ils assument un rôle de leadership actif qui "respecte scrupuleusement l'ordre du jour, n'autorise aucune digression et aboutit à une conclusion qui permet à tous les participants de mieux comprendre la question débattue et les mesures à prendre pour y remédier, après la réunion".
4. Faites en sorte que la salle de réunion soit "conviviale".
Sur le lieu de travail, le moment et le cadre d'une réunion peuvent affecter son résultat. Le blog de Slack offre ces conseils :
Assurez-vous que le lieu de réunion est confortable, qu'il bénéficie d'une certaine lumière naturelle et que la pièce est réglée "à une température agréable."
Tenez compte du "moment optimal de la réunion" pour les participants, c'est-à-dire le matin lorsque les gens sont les plus alertes.
Demandez (ou exigez) que tous les appareils électroniques soient fermés dans l'espace de réunion “afin de réduire les distractions technologiques "
La mise en place d'un cadre approprié peut influencer favorablement le degré de participation et de productivité qui en résulte.
5. Abordez les problèmes, mais insistez sur les solutions.
Les réunions sont souvent organisées pour aborder un problème opérationnel spécifique, ou un ensemble de problèmes. C'est un bon point de départ pour la réunion, mais l'accent doit toujours être mis sur la recherche de solutions à ces problèmes.
Envisagez d'adopter une approche de brainstorming libre, où aucune idée n'est "mauvaise". Vous pouvez également fournir une liste de solutions proposées et solliciter les commentaires des membres de l'équipe sur ces solutions (tout en laissant la discussion ouverte à d'autres idées). Si les participants arrivent à une réunion en sachant que l'objectif est de trouver des solutions pratiques, ils seront plus enclins à y participer avec le bon état d'esprit.
Pour aller plus loin sur ce sujet, nous vous invitons à lire le livre blanc “Conseils pour le télétravail”, pour vous aider à maintenir la productivité de votre équipe à distance.